Umowa najmu – najczęstsze błędy, o czym pamiętać

Wielu przedsiębiorców otwiera obiekty SPA & Wellness w budynkach albo lokalach niestanowiących ich własności. Jedną z pierwszych umów, jakie będzie musiał zawrzeć taki podmiot z branży Beauty jest niewątpliwie umowa najmu nieruchomości, na terenie której świadczyć on będzie swoje usługi. Dobra lokalizacja i atrakcyjny czynsz to tylko połowa sukcesu, nie mniej ważna okazuje się w praktyce odpowiednio sporządzona umowa najmu. Poniżej omówione zostały wybrane, najczęstsze błędy popełniane przy nawiązywaniu stosunku najmu.

Niedochowanie formy pisemnej

Co do zasady umowa najmu może zostać zawarta w każdej formie. Oznacza to, że umowa najmu zawarta w formie ustnej czy w sposób dorozumiany pozostaje ważna i wiąże strony. Zgodnie jednak z art. 660 Kodeksu cywilnego, gdy okres najmu przekracza jeden rok, umowa powinna być zawarta na piśmie. Często bagatelizowaną konsekwencję niezastosowania się do wskazanej normy prawnej stanowi poczytywanie niepisemnej umowy najmu zawartej na okres dłuższy niż rok jako umowy zawartej na czas nieoznaczony.

Warto przy tym dodać, że oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne ze złożeniem takiego oświadczenia w formie pisemnej. Sprawia to, iż umowa najmu może być prawidłowo zawarta również w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym.

O ile zatem obowiązujące przepisy prawa dopuszczają możliwość zawierania umów najmu w sposób dorozumiany czy ustny, korzystniejsze jest dla obu stron zachowanie formy pisemnej (ewentualnie właściwej formy elektronicznej). Odtworzenie postanowień umowy ustnej może okazać się niezwykle trudne, a ewentualne spory (także sądowe) rozstrzygane będą sprawniej, gdy roszczenia stron wynikać będą z umowy pisemnej. Powyższe znajduje pełne zastosowanie także w przypadku zmian obowiązującego już kontraktu.

Brak zastrzeżenia możliwości wypowiedzenia umowy na czas określony

Najem zawarty na czas określony niewątpliwie stabilizuje sytuację stron, bowiem nie może on być co do zasady swobodnie wypowiadany. W przypadku najmu na czas oznaczony strony umowy mogą ją wypowiedzieć tylko w sytuacjach w niej wskazanych. Innymi słowy, bez stosownego zastrzeżenia umownego, stosunek najmu wygaśnie dopiero wraz z upływem terminu, na jaki został zawarty. Bardzo istotne będzie zatem precyzyjne określenie okoliczności, których zaistnienie spowoduje powstanie prawa do wypowiedzenia umowy, zarówno po stronie najemcy, jak i wynajmującego. W przypadku branży hotelarskiej lub SPA & Wellness okolicznością uprawniającą do wypowiedzenia umowy może być na przykład zbyt mała, w stosunku do planowanej, liczba gości. Im dokładniej uregulowane zostaną przypadki rozwiązania umowy, tym stabilniejszy będzie nawiązany stosunek najmu, a sytuacje skutkujące wypowiedzeniem umowy nie będą mogły podlegać dowolnej interpretacji stron. Powszechnym błędem jest wskazywanie w kontraktach tychże sytuacji w sposób zbyt ogólnikowy, uniemożliwiający w zasadzie weryfikację skuteczności złożonego wypowiedzenia.

Nieuregulowanie rozliczenia poczynionych nakładów

Uzgadniając warunki umowy warto dokładnie uregulować kwestię rozliczenia nakładów poniesionych przez najemcę na przedmiot najmu. Lokale najęte pod działalność SPA & Wellness niejednokrotnie wymagają wielu zmian budowlanych czy remontu – tak, by w pełni odpowiadały potrzebom prowadzonej w nich działalności. W braku stosownych postanowień umownych, wynajmujący może wedle swojego wyboru zatrzymać ulepszenia nieruchomości za zapłatą kwoty odpowiadającej ich wartości albo żądać od najemcy przywrócenia stanu poprzedniego. Zdecydowanie korzystniejszym dla najemcy rozwiązaniem wydaje się być pierwsza z wyżej wskazanych możliwości. Warto zadbać by właśnie taki sposób rozliczenia poczynionych nakładów został wprowadzony do umowy. Poza tym, częstym niedopatrzeniem jest nieokreślenie sposobu udokumentowania poniesionych na nieruchomość wydatków czy niewskazanie terminu zwrotu środków poniesionych przez najemcę na ulepszenie nieruchomości.

Niesprecyzowanie zasad podnajmu

Jeszcze przed negocjacją warunków umowy najmu lokalu lub budynku przeznaczonego na działalność w zakresie SPA & Wellness należy zastanowić się nad potrzebą zapewnienia sobie możliwości oddania przedmiotu najmu w podnajem lub bezpłatne używanie. Może się bowiem zdarzyć, że w okresie trwania najmu zajdzie konieczność przekazania części lub całości nieruchomości osobie trzeciej, np. spółce zależnej czy innemu przedsiębiorcy, z którym najemca współpracuje. W takiej sytuacji istotne okażą się postanowienia umowne dotyczące zasad podnajmu. Wielokrotnie brakuje jednak wśród nich sprecyzowania sposobu i terminu wyrażenia zgody na podnajem albo przyjętej metody rozliczeń kosztów powstałych wskutek oddania nieruchomości lub jej części innej osobie. Dodatkowo, należy mieć na uwadze, że podnajemca odpowiada przed wynajmującym, tak jak najemca, za używanie nieruchomości zgodnie z obowiązkami wynikającymi z umowy najmu.

Nieoznaczenie sposobu używania nieruchomości

Przedsiębiorcy niejednokrotnie zapominają, że w umowie powinien zostać sprecyzowany sposób używania przedmiotu najmu. Niewskazanie lub niewłaściwe wskazanie sposobu używania nieruchomości może rodzić po stronie najemcy daleko idące, ujemne konsekwencje. Używanie lokalu lub budynku w sposób sprzeczny z umową lub jego przeznaczeniem stanowi podstawę dla wypowiedzenia umowy przez wynajmującego – co istotne, bez zachowania terminów wypowiedzenia. Biorąc to pod uwagę, bardzo dobrą praktyką jest wskazywanie w umowach najmu nie tylko, że lokal wykorzystywany będzie w celu prowadzenia działalności gospodarczej, ale także określanie rodzaju i charakteru tejże działalności. Poza zapewnieniem ochrony przed niesłusznym wypowiedzeniem, pozwala to również na uniknięcie nieporozumień z wynajmującym w zakresie korzystania z nieruchomości.

O czym warto pamiętać

Przed zawarciem umowy najmu warto upewnić się, że potencjalny wynajmujący ma prawo do oddania nieruchomości w najem. W tym celu należałoby poprosić o dokumenty potwierdzające tytuł prawny do przedmiotowej nieruchomości i prawo do rozporządzania nią (np. odpis księgi wieczystej, umowa o podział nieruchomości wspólnej do korzystania). Dokumenty te mogą stanowić załączniki do samej umowy.

Warto także sprawdzić czy wynajmujący jest przy zawieraniu umowy prawidłowo reprezentowany. Jeżeli umowa zawierana jest z wynajmującym, w którego imieniu działa pełnomocnik, najpóźniej w chwili podpisywania kontraktu dostarczone powinno zostać stosowne pełnomocnictwo. Konsekwencje podpisania umowy przez osobę do tego nieumocowaną są daleko idące, może to skutkować nawet nieważnością całej umowy.

Jeżeli wynajmujący w okresie najmu dokona zbycia nieruchomości stanowiącej przedmiot stosunku najmu, nabywca lokalu lub budynku może umowę wypowiedzieć. By uchronić się od takiego wypowiedzenia, warto po zawarciu umowy najmu na czas oznaczony udać się do notariusza celem naniesienia na umowie klauzuli poświadczającej datę. Umowa w formie pisemnej z datą pewną sprawi, że wypowiedzenie jej przez nabywcę nieruchomości będzie, co do zasady, bezskuteczne.

Podsumowanie

Umowa najmu, choć pozornie wydaje się być jednym z prostszych kontraktów cywilnoprawnych, w rzeczywistości jednak nakłada na jej strony szereg różnych zobowiązań, często o skomplikowanym charakterze prawnym. Niewątpliwie prawidłowo sporządzona umowa najmu może stać się podstawą do stworzenia świetnie prosperującego obiektu SPA & Wellness. Podczas negocjacji jej warunków warto unikać wskazanych powyżej błędów oraz mieć na uwadze, że w istocie zawierana jest ona „na złe czasy”.